Gestion de contrat d’entreprise : conseils et outils incontournables

La gestion contractuelle représente un enjeu majeur pour les entreprises, transcendant le simple cadre juridique pour devenir un outil stratégique de gestion administrative. Chaque clause doit être rédigée avec minutie pour assurer la protection des intérêts de toutes les parties impliquées. Qu’est-ce que la gestion des contrats, pourquoi revêt-elle une grande importance et quel processus adopter ? Découvrez des conseils pratiques visant à optimiser la gestion administrative des contrats.

Le concept de la gestion de contrat d’entreprise

Le contrat est l’élément central des relations commerciales entre une entreprise et ses fournisseurs ou prestataires, ainsi qu’entre un employeur et ses salariés. Ce document juridique officialise l’accord des parties pour collaborer et définit les modalités de leur coopération de manière complexe, instaurant un cadre juridique précis pour éviter les litiges. Le contrat intervient lorsque plusieurs parties souhaitent coopérer, établissant les modalités pour que chacune respecte ses engagements.

La gestion des contrats ou CLM (Contract Lifecycle Management) suit les étapes du cycle de vie du contrat : 

  • Collecte des informations
  • Exécution
  • Mise à jour
  • Clôture

La gestion des contrats inclut la sélection des fournisseurs, prestataires et employés. Cela vise à maximiser les performances opérationnelles tout en minimisant les risques financiers et en optimisant le temps dédié. Toutefois, cela reste conforme à la loi. Le contrat management implique également la révision régulière des documents pour les adapter aux évolutions juridiques. Regardez ici les documents utiles sur les contrats en entreprise.

Le responsable de la gestion des contrats

Dans la gestion des contrats en entreprise, le gestionnaire de contrat (contract manager) joue un rôle essentiel en créant, négociant, exécutant et suivant les contrats en tant que principal interlocuteur des parties prenantes. 

Le processus CLM fait intervenir d’autres experts, tels que les juristes, responsables des achats, gestionnaires de projet, et contrôleurs financiers, chacun contribuant à garantir la légalité, à négocier, à superviser les engagements, et à surveiller les coûts respectifs.

L’importance de la gestion contractuelle 

Les conséquences d’une gestion inadéquate des contrats peuvent être significatives. Cela peut aller jusqu’à une perte de 40 % de la valeur d’une transaction, selon la Harvard Business Review. Cette inefficacité se traduit par un gaspillage de ressources financières, des discussions prolongées et des risques juridiques entraînant des litiges coûteux et nuisant à la réputation de l’entreprise. Pour remédier à cela, l’adoption de processus innovants et l’automatisation deviennent essentielles.

Une gestion optimisée des contrats présente des avantages considérables. Elle améliore l’efficacité en centralisant les documents dans un emplacement unique, facilitant un suivi transparent et rapide. L’automatisation des procédures, telle que la signature électronique et le versioning en temps réel fluidifie la négociation. De plus, elle réduit les risques en garantissant le respect des engagements contractuels et contribue à la sécurité juridique par le biais de bases de données logicielles.

Cette approche optimisée offre également des gains de productivité en permettant de se concentrer sur les opérations sans être entravé par des tâches chronophages. Elle favorise la réactivité en traitant l’administratif en temps voulu. Cela limite les erreurs et les litiges en améliorant la fiabilité des documents contractuels et réduit les coûts en rationalisant les opérations. Le stockage sécurisé et partagé des contrats offre également une recherche d’informations plus efficace.